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El Diario Oficial de Castilla-La Mancha publica hoy la formalización del contrato de la licitación convocada por procedimiento abierto para la mudanza del Archivo Histórico Provincial de Guadalajara.

La empresa contratista es Ordax Coordinadora de Transportes y Mercancias, SL, que optó a la adjudicación con un presupuesto de  134.310 euros, siendo la oferta económicamente más ventajosa, según criterios de adjudicación señalados en el pliego de cláusulas administrativas particulares.

Se formaliza así por la vía administrativa el convenio firmado hace un mes por el ministro de Educación, Cultura y Deporte y el consejero del mismo área de Castilla-La Mancha, José Ignacio Wert y Marcial Marín, respectivamente, para llevar a cabo este traslado.

La mudanza conllevará la localización de fondos en origen, el embalaje, traslado, desembalaje ycolocación de los fondos documentales y bibliográficos, desde la actual sede del Archivo, en el Palacio del Infantado, a la nueva sede de la calle Julián Besteiro. El plazo de ejecución será de un máximo de 12 semanas, lo que supone que a finales de agosto tiene que estar concluida la tarea.

El nuevo edificio, con 7.000 metros cuadrados construidos, distribuidos en cuatro plantas más sótano, donde la mitad del espacio está destinado a depósitos documentales, comenzó a construirse en 2009, aunque la adjudicación del proyecto se remonta a septiembre de 2007 a la empresa Construcciones Angel B. Beltrán. El proyecto fue elaborado por tres arquitectos: Luis Rojo, Begoña Fernández y Liliana Obal, que explicaron su construcción el año pasado. La inversión supera los 12 millones de euros (12.592.334).

El Archivo Histórico Provincial de Guadalajara se encuentra ubicado en el Palacio del Infantado desde 1972, pero se ha quedó pequeño, por lo que, era necesario contruir un nuevo edificio en el que poder albergar los numerosos documentos que atesora. Antonio Román recordaba que ya había una partida para poder trasladar el Archivo Provincial en los presupuestos generales de finales de la década 1990. Se ha hecho esperar.

Una compleja mudanza

No solo por el volumen, son más de 40 kilómetros de documentación, sino también por las carácterísticas de los documentos, esta es una mudanza bastante compleja y muy técnica. De hecho las dos primeras semanas se emplearán para palnificar toda la mudanza, mientras que el traslado se realizará en la dos semanas siguientes.

Como la base de que los Fondos documentales del Archivo Histórico tienen una signatura (orden) alfanumérica, es decir, están identificados por una serie de letras (que identifican el Fondo) y números que establecen el orden dentro de cada Fondo. Por este motivo, al ir creciendo los distintos Fondos por sucesivas transferencias de documentación y no poder calcular el espacio que exactamente se ocupa en cada transferencia, algunos de éstos han quedado distribuidos por varios depósitos del Archivo en el Palacio del Infantado.

Al trasladar la documentación a la nueva sede, se pretende asignar a los documentos una signatura con número currens y así evitar pérdidas de espacio. Por tanto, el traslado servirá para agrupar los Fondos que ahora están dispersos por varios depósitos (como sucede con el de Hacienda, por ejemplo) y reagruparlos.

Todo esto significa que, a la hora de realizar la mudanza, no se van a vaciar depósitos enteros en su totalidad, sino que se hará de manera selectiva recogiendo la documentación correspondiente a cada Fondo de los distintos depósitos donde se encuentre en el Palacio del Infantado, para trasladarla e instalarla (en una secuencia única y continua) en el depósito correspondiente del nuevo archivo.

Además hay que tener en cuenta que los Fondos documentales y bibliográficos tienen lun gran valor económico, sobre todo los manuscritos, Fotografía antigua (placas cristal), Impresos y Audiovisuales ( de los siglos XI al XX), que han sido tasado en  veinte millones de euros, lo que obliga a contratar un seguro de Responsabilidad Civil por un importe mínimo de 300.000 €.

Fuente: GuadaQué [jueves, 2 de mayo de 2013].

Enlaces relacionados:

• Archivo Histórico Provincial de Guadalajara
• Portal de Archivos y Bibliotecas de Castilla-La Mancha
• Subdirección General de los Archivos Estatales (Ministerio de Educación, Cultura y Deporte)